购卡使用

1600.301采购卡使用程序

皇冠8868会员登录谷学院的采购惯例应符合所有 适用的州法规.

所有国家机构的采购都是法定责任(RCW 43).19) of the 华盛顿州行政总署，国家采购办公室 (OSP). 已授权皇冠8868会员登录山谷学院购买 OSP制定的指导方针下的某些商品和服务. 国家规定的 雕像(RCW 43.19)，只有国家机构的指定采购干事才能获得授权 抵押:以国家的信用担保商品和服务. 所有设备、用品 因此，服务必须通过学院采购办公室订购. RCW 43.19.第185条授权学院使用购买卡进行购买 GA制定的规则. 应授权校园部门采购 按照下列程序使用采购卡购买用品和设备. 每位使用购货卡的员工必须确保所有购货都符合规定 适用的法律、法规和规章. 不符合这些程序的采购 不应被认为对学院和任何义务产生约束力 未经授权的购买将成为个人配售的责任 订单. 采购人员保留管理采购卡程序的权力 在学院内部，对滥用或违规行为采取适当的纪律措施.

A. 采购卡计划概述

这个项目是华盛顿州和皇冠8868会员登录山谷学院选择的 决定使用美国.S. 银行企业支付系统VISA卡.

该程序旨在提高采购的效率、灵活性和便利性 为皇冠8868会员登录谷学院提供低金额的商品和服务. 购买的 接受VISA信用卡的供应商可能会从购买卡中扣款. 一些 本项目采购的例子包括:

1. 音像带.
2. 订阅.
3. 书.
4. 会议注册*.
5. 保养和修理材料.
6. 消耗品.

*使用卡前已完成旅行授权.

请注意: 此卡不能用于个人购物或作为个人身份证明 任何情况下.

卡丢失或被盗必须立即致电美国银行报失.S. 银行公司 付款系统客户服务部电话(800)344-5696，并通知采购人员 在财务处工作，也是你们部门的信用卡保管员.

购买卡只能用于WVC的业务交易. 这张卡没有 取代现有的采购规定，是使采购成为可能的工具 过程，并且使用通常适用的状态契约仍然适用. 该卡不得用于购买受限制的设备、材料或用品 通过合同协议或政策. 信用额度将适用于个人和集体 购买和分割交易(将购买分开以避免达到单一购买) 限制)是违反这些程序的.

所有大学购物卡都有商家类别代码(MCC)限制 特别禁止购买汽车租赁，机票，预支现金 旅游(住宿、餐饮等).)使用购货卡. 以下限制 同样适用.

1. WVC代购卡不能用于购买以下物品:
   
   1. 广告/招聘，而不是通过社区关系和人力资源.
   2. 酒精.
   3. 饮料/食物.
   4. 基本设备(单项费用超过300美元).00).
   5. 现金垫款.
   6. 毕业典礼或毕业典礼费用.
   7. 电脑/硬件/软件/配件，而不是通过TIS.
   8. 顾问/喇叭/酬金/演员/独立承包人.
   9. 受管制物品(处方药、麻醉品等.).
   10. 租用会议设施(住宿等)的保证金.).
   11. 捐款.
   12. 娱乐费用——门票、旅游等.
   13. 罚款、滞纳金或罚金/利息/财务费用.
   14. 花.
   15. 气体，压缩或液体.
   16. 活的动物.
   17. 游说成本.
   18.  维护协议.
   19. 办公家具.
   20.  个人购买.
   21. 分割交易(将购买分开以避免只购买一件物品或交易) 限制).
   22. 电话——蜂窝电话或台式电话.
   23. 旅游(住宿、餐饮、机票等.).
   24. 车辆租赁.
2. 限制
   WVC购卡程序有以下具体的默认限制:
   1. 单笔交易限额:800美元.包括运费、处理费和税金，不管怎样 项的数量.
   2. 每月购买限额:每张卡每个结算周期的最高限额为2,500美元.00.
   3. 每日限额:每天3笔交易. 这可以防止丢失/被盗卡“走” 并减少欺诈损失.

对于特定的购买，这些限制可能会在一段有限的时间内增加.

B.  购货卡使用程序

1. 政府
   采购人员应保持所有卡的总清单，提供 指导、审查部门采购惯例，确保采购程序正确 被遵循，并保留采取适当措施的权力，当政策或 违反了程序. 购买卡将被重置为1美元.00采购 每年设定的采购截止日期的限制，以便收到发票 在财政截止日期之前. 在该日期之后，信用卡不得再收费 在本财政年度余下的时间里.
   
   部门管理员的主要职责如下.
   1. 指定卡片保管人.
   2. 为卡片保管人建立授权控制. 这包括对 购买的类型，每笔交易的美元限额，或其他控制部门 除了WVC的限制和控制外，管理员还为该部门建立了相应的限制和控制.
   3. 建立维护卡片安全的程序.
   4. 授权卡片管理人向授权的部门员工发放卡片 并维护授权用户列表.
   5. 审核和批准付款，并确保及时对账月度报表.
   6. 确保遵守采购程序. 误用卡片或没有跟随 正确的程序将导致终止信用卡特权 在部门工作至少三个月.
2. 卡托管人
   持卡人将确保使用该卡的员工了解其限制 放置其使用后，将负责以下程序的控制 卡的使用:
   1. 把信用卡锁在安全的地方，把它当作现金对待.
   2. 维护结帐日志，记录以下信息:
      1. 退房日期/时间.
      2. 用户名/姓名的首字母.
      3. 购买描述/大约. 成本.
      4. 帐户代码.
      5. 入住日期及时间.
      6. 由卡管理员签名入住.
   3. 发卡使用前，请取得完整的信用卡购买授权 来自请求者的表格.
   4. 将信息记录在结帐日志上，并将卡片发给请求者.
   5. 当卡被退回时，获取销售单、电话订单、传真或电子邮件 确认，与授权表单进行比较，并完成结帐日志条目.
   6. 维护每月收费活动日志，以便用户记录以下信息:
      1. 订单日期.
      2. 供应商/联系.
      3. 描述及数量.
      4. 帐号.
      5. 每件价格/退款.
      6. 配送成本.
      7. 税.
      8. 交易总额.
      9. 交货日期.
      10. 卡管理人签名/管理员签名.
          
          将所有收据和订单确认附在活动日志上.
          
          
   7. 在结算周期结束时，采购办公室将发送一份月结单 给部门的和解声明. 不能核对月度报表 在及时的情况下将被终止信用卡特权的理由 部门.
   8. 定期确认分配给你部门的信用卡已入账 办理并立即向银行(800 344-5696)和采购部报告遗失卡 官. 如未能立即报失卡，将被终止服务 部门的信用卡特权.
   9. 及时通知部门主管任何已知或怀疑的不当行为 使用购物卡.
3. 购买者
   确定采购卡是否是为此使用的最合适的工具 采购并确保遵守规定和程序(检查是否有限制) 使用前的物品或国家合同). 一定不要超过总额 the card’s single purchase limit; the total must include all handling/shipping charges 和税收. 华盛顿州使用税将被添加到任何适用的购买 不包括销售税，所以总是加8.在计算总销售额时，4%的税. 买方 谁对用该卡购买的商品负责.
   
   随身携带时，请始终将卡片放在安全的地方. 丢失或被盗 持卡人必须立即向银行报告(800-344-5696)，购买 官员和卡片管理人. 如果不能立即报失卡，可能会造成损失 在本部门负责未经授权的收费，并将以理由予以追究 终止本部门的信用卡优惠.
   
   不提交采购申请单或采购凭证 card; it is unnecessary and in could result in duplication of 订单.
4. 用信用卡购物:
   1. 填写信用卡购买授权表格并由管理员签名.
   2. 将填妥的表格交给你所在部门的卡片管理员.
   3. 信用卡可用于亲自、电话、传真或安全互联网付款 网站.
   4. 获得收据，完成电话订购表格，或打印出皇冠8868会员登录确认 at the time of purchase and turn it in when you 归还卡片; send a copy to receiving, (设施建设)，这样他们就会意识到订单的到来 应该送到哪里.
   5. 记得给供应商你的名字，部门名称，电话号码和完整 如果您不提货，请填写送货说明. 如果你的名字不在上面 这批货，中央服务中心将无法确认这是你的订单. 无法识别的订单将被退回给发件人. 发货吗? to:
      
      接收
      注意:你的名字
      皇冠8868会员登录山谷学院
      第五街1300号
      皇冠8868会员登录WA 98801-1741
      
      
   6.  在你交卡的时候填写采购卡每月活动日志 和收据.
      
      收到货物时，保留所有盒子、容器、专用包装、包装 滑倒等.，直到你确定订单没有问题，你才可以 我要保留货物. 买方有责任在货物到达时进行检验.
5. 电话购买
   按照指示进行采购，包括采购卡授权 form. 电话订货时必须作书面记录. 填写购货单 填写电话订购单，并在填写时交给部门卡管员 退卡.
   1. 当你打电话订购时，说明你是从皇冠8868会员登录山谷学院打来的 并且您将使用VISA卡付款.
   2. 记录下单人的名字.
   3. 下订单并向供应商提供您的采购卡号和截止日期.
   4. 给供应商你的名字，部门名称，电话号码和完整的交货说明; 并说明你的名字必须清楚地写在运输标签上.
   5. 要求在购买时附上收据和/或包装单. 提交这个 寄给你的部门卡管理员，附在你的电话订购单上.
6. 以邮寄、传真或网上方式:
   按照购买卡的步骤和电话订单的适用步骤进行操作. 保留 所使用的任何订单的副本，以及发送地址. 退回订单 表格副本连同订单确认书或收据一起交给卡管理人 归还卡片. 发送一份副本到接收端.
   
   使用信用卡在网上购物时，至少要小心 这些领域:
   1. 确保该公司是一家真正的公司.e.，供应商你已经做了生意 与先前的或已建立声誉的).
   2. 当通过Web提供卡号时，请确保它以可接受的加密方式加密 的方式. 如果信息没有加密，或者你不愿意提供 许多公司提供通过网络下单的选择 然后在收到订单后通过电话提供卡号(最好) 你打电话给他们，而不是他们打电话给你). 如果您不确定网站是否加密， 请联系技术帮助台获取帮助.
      
      注意: WVC与几个供应商有公司账户，公司账户必须是 在网上下订单时使用.g.:亚马逊.com和Office Depot. 卡片的保管者 是否应该联系采购员将他们部门的卡注册 这些帐户. 未通过公司账户下单的订单可能会被拒绝. 公司账户将在可用时添加，并通知信用卡托管人
7. 退货，损坏货物，信用
   用购货卡购买的商品如需退换，购货人应退换 直接与供应商合作.
   1. 始终保留盒子，容器，特殊包装，装箱单等. 直到你 你们确定要留下这批货吗. 有些物品不能退货 原包装材料.
   2. 仔细阅读所附的所有说明. 通常是电话号码和其他指示 是否包括在装箱单和/或收据上.
   3. 许多供应商要求事先获得“退货授权号码(RAN)” 你退回一件物品. 如果你忽略了这个号码，你的退货可能会被拒绝 供应商并没有给学院发放学分.
   4. 附上一份装箱单，注明退回的物品，并说明退回的原因 正在返回. 提供有关如何与您联系的完整信息.
   5. 按照规定的方式在装箱单上和箱外写上“RAN”编号 由供应商提供，并在包装盒上贴上清楚的标签.
   6.  如果问题完全是责任所在，则不应收取补货费 供应商或托运人的. 然而，如果他们不完全负责 返回时，您可能需要支付费用并使用购物卡.
   7. 把你准备好的货物送到服务中心装运. 如果你需要帮助 包装商品如需退货，可通过服务中心获得协助.
   8. 保留所有显示退货货物的记录，并确认该物品没有出现 在月度对账单上或已正确记入贷方.
8. 有争议的交易
   买方应立即通知持卡人任何有争议的项目 每月的对账将反映适当的信息.
   
   卡片保管人负责确保只接收和接受物品 被批准付款. 账单纠纷可能是由于未收到账单而引起的 货物、欺诈、滥用、错误收费、瑕疵商品、错误金额、 重复收费和信用未处理. 买方试图解决 任何直接与供应商有关的问题. 如果你不能解决这个问题 供应商，请立即致电U.S. 银行客户服务(800-344-5696)寻求帮助. 您将被要求记录纠纷，并发送一封格式信给美国.S. 银行客户 在发生争议收费的第一个对账单后60天内送达. 有争议的项目将反映在未偿余额中，但不包括在内 在应付的总金额中. 当有争议的事项得到解决时，分项贷记 会显示在报表上吗.
9. 每月帐单
   一个月的对账表将被发送到每个部门已经发布 一张购物卡. 持卡人必须核实每月账单的准确性 报表，供应具体的预算数字，每次采购是要收费的，并填写 在采购卡月度日志中与对账有关的部分. 作为审查过程的一部分，信用卡托管人将对交易进行比较 带有源文件(销售单据、信用单据、发票)的对账单 并批准已收到、接受和正确计费的付款项目. 持卡人将在对账单上输入相应的预算代码并进行初始化 每个批准项目. (记住:只有那些你直接授权的预算可以 被用于这些费用.)任何有争议的项目也将在声明中注明.
   
   卡管理员在每月活动日志，日志和所有内容上签字后 源文件提交给持卡人主管批准 和签名. 然后将签名的原始月度日志转发给采购部 官. 自2007年7月1日起，所有文件将附在日志和 转发给采购人员. 日志和所有备份文件的副本 是否在部门存档并按记录规定的期限保存 保留时间. 如有必要，财务处会派人来 是否要求审查每月活动日志和其他文件.
   
   未能核对月度报表，并将其提交给采购人员 及时付款将被取消本部门的信用卡优惠.
   
   应付帐款收到采购员的活动日志后， 所有批准的采购将被编码到适当的预算和报表中 支付. 你们部门的每月预算状况报告将把这些费用显示为“Pcard” #___供应商名称.”

最初批准:10/31/00
经总统内阁修改批准:5/1/07,2/11/14
提交董事会:2007年5月16日，2014年2月26日
最后回顾:__/__/__
皇冠8868会员登录:行政服务

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